አርዕስተ ዜና

እኛና ስብሰባ

1329 times

 ዳግም መርሻ/ኢዜአ/

በማንኛውም የህብረተሰብ የእድገት ደረጃ በማህበራዊ ኑሮ ሂደት ውስጥ ሰዎች ተሰብስበው ውሳኔዎችን በጋራ ሲወስኑ፣ ለውሳኔውም ተገዢ ሲሆኑ የነበሩት ከጥንት ጀምሮ ነው። ስብሰባ የሰው ልጆችን እድገት ተከትሎ ቀደም ባሉት ጊዜያት ልክ እንደ ገዳ ስርአት በትላልቅ የዋርካ ጥላዎች ስር ከሚደረጉ የስብሰባ አይነቶች ተሸጋግሮ ከዘመኑ ለውጥ ጋር ቀስ በቀስ እድገት በማሳየት ባሁኑ ሰአት ዘመናዊ ቴክኖሎጂን በመጠቀም በተለያዩ የአለማችን ክፍሎች የሚገኙ ሰዎች በያሉበት ሆነው ኮንፍፈረንስ ቪዲዮ፣ ስካይፕ፣ ፌስ ቡክ፣ ኢሜልና ላይቭ ቻት በሚባሉ የቴክኖሎጂ የትስስር ዘዴዎች በተቀላጠፈ ሁኔታ የሚወያዩበት፣ መግባባት የሚፈጠሩበትና ውሳኔ የሚያስተላልፉበት የአሰራር ደረጃ ላይ ተደርሷል። ይህ ሁኔታ የስብሰባ አስፈላጊት በሰው ልጆች አኗኗርና መስተጋብር ውስጥ እየተጠናከረና ጉልዕ ስፍራ እየያዘ በመሄድ ላይ እንደሚገኝ ያሳየናል።

ለተለያዩ አላማዎች የተቋቋሙ ድርጅቶች ግባቸውን ለማሳካት ውጤታማ ስራ አመራርን መዘርጋትና በስራ ላይ ማዋል ይጠበቅባቸዋል። በትክከለኛው ጊዜና ቦታ ትክክለኛ ውሳኔዎችን መወሰን የውጤታማ ስራ አመራር መለያ ባህሪያት መካከል አንደኛው ነው። በድርጅቶች ውስጥ የሚወሰኑ በርካታ ውሳኔዎች በየእርከኑ ያሉ የስራ ሀላፊዎች በተሰጣቸው የስልጣን ደረጃና አብሮም ድርጅቶቹ በሚመሩበት ፖሊሲዎች፣ ደንቦች፣ መመሪያዎች…ወዘተ ላይ በመመርኮዝ ይወሰናሉ። ከዚህ ውጪ ደግሞ የብዙ ግለሰቦችንና ባለሙያዎችን ሀሳብ፣ አስተያየትና ሙያዊ ድጋፍ የሚፈልጉ ጠንከር ያሉ ጉዳዮች ሲያጋጥሙ በስብስባዎች አማካኝነት መፍትሄዎችን ማፈላለግና ለችግሮች እልባት መስጠት የተለመደ አሰራርና አካሄድ ሆኖ ይወሰዳል።

ከዚህ አኳያ በዘመናዊው የስራ አመራር ፍልስፍና ተቋማት እንደየ ተልዕኳቸውና አደረጃጀት ሁኔታቸው አሰራር እያበጁ ስራን ለማቀላጠፍ ከሚገለገሉባቸው የስራ አመራር ዘዴዎች አንዱና ዋነኛው ስብሰባ ነው፡፡

ስብሰባ በእውቀት ታቅዶ መከናወን ከቻለ በአንድ ሰው ጥረት ብቻ ውጤት ሊገኝላቸው የማይችሉ ጉዳዮችን ሁለትና ከዛ በላይ በመሆን ውጤታማ ለማድረግ፣ የሰው ሀይልን ለማቀናጀት፣ ልዩነትን ለማጥበብ፣ ሀሳብን በነጻነት ለመግለጽ፣ ልምድ ለመለዋወጥ፣ ጠንካራ የሆኑ አቋሞችንና እሴቶችን ለማስረጽ፣ ስራዎችን በትብብር ለማከናወን፣ ለችግሮች መፍትሄ ለማመንጨት እና ውጤታማ ውሳኔዎችን ለማሳለፍ እጅግ ጠቃሚ መሳሪያ መሆኑ ግልጽ ነው፡፡ በአንጻሩ ስብሰባ ውድ የሆነ ጊዜን የሚያባክን፣ ፍሬ ነገር የማይታይበትና ባለጉዳዮችን ለምሬት የሚዳርግ ከሆነ ከጥቅሙ ይልቅ ከንቱነቱ የጎላ ይሆናል። ለዚህም ይመስላል ታዋቂው ጋዜጠኛና ደራሲ በአሉ ግርማ በደርግ ጊዜ ይካሄዱ ከነበሩት አታካች ስብሰባዎች ጋር በማያያዝ “አሁንስ ህይወት እራሷ ስብሰባ መስላለች” በማለት ስሜቱን የገለጸው።

የኛንም ሁኔታ ብናይ ስብሰባ ልክ እንደሌሎች ሀገሮች ሁሉ የአገሪቱን ፖለቲካዊ፣ ኢኮኖሚያዊና ማኅበራዊ ፖሊሲዎችና ስትራቴጂዎችን የመፈጸምና የማስፈጸም ኃላፊነት ያለባቸው የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት በዕለት ተዕለት ስራቸው የሚያጋጥሟቸውን የተለያዩ ችግሮች ለመፍታት፣ ውሳኔዎችን ለመወሰን፣ የጋራ መግባባት ላይ ለመድረስ፣ ከፍተኛ ፋይዳ ያላቸውን መረጃዎችን ለማስተላለፍና ለመጋራት…ወዘተ «ከአንድ ብርቱ ሁለት መድሀኒቱ» በሚል ሀገራዊ ብሂል የሚመለከታቸው አካላት በጋራ መድረክ ተገናኝተው የሚመክሩበት እጅግ ጠቃሚና አስፈላጊ መሳሪያ መሆኑ እሙን ነው፡፡

ይህ እንዳለ ሆኖ ጥቂት የማይባሉ መንግስታዊ ተቋማት አታካች የሆነ ስብሰባ አንዱ መለያ ባህሪያቸው ከመሆኑ የተነሳ የተቋማቱ አገልግሎት ፈላጊ ህብረተሰብ ከፐብሊክ ሰርቪሱ አገልግሎት አሰጣጥ ጥራትና ቅልጥፍና ማነስ ጋር በማያያዝ ከሚያነሳቸው ቅሬታዎችና አቤቱታዎች አንዱ እና ዋነኛው ጉዳይ ነው፡፡ በተለይ ከቅርብ ጊዜያት ወዲህ ህብረተሰቡ ድምጹን ከፍ አድርጎ እያስተጋባ ያለው ጥያቄ አቤቱታ በተንዛዙና ረጃጅም ስብሰባዎች ምክንያት አገልግሎትን ምክንያታዊ በሆነ የጊዜ ገደብ ውስጥ በፍጥነት ካለማግኘት ጋር የተየያዘ መሆኑ ብዙ የሚያከራክር ጉዳይ አይደለም።

ችግሩ ያለው በብዙዎቹ መንግስታዊ ተቋማት የሚደረጉ ስብሰባዎች ከአጀንዳ ቀረጻ ጀምሮ በቂ ዝግጅት የማይደረግባቸው መሆኑ፣ ረዥም ጊዜ የሚወስዱና በፍጥነት ውሳኔ የማይደረስባቸው መሆኑ፣ ሀብት አባካኝ እና ተገልጋዩን ህብረተሰብ ለምልልስ፣ እንግልትና ምሬት የሚዳርጉ መሆናቸው እና ሁለንተናዊ ውጤታማነታቸውም ጥያቄ ምልክት ውስጥ የሚገቡ መሆኑ ነው፡፡

ከጥቂት ቀናት በፊት በኢትዮጵያ ስራ አመራር ኢንትቲትዩት አዘጋጅነት “Public Sector Reform, Governance and Service Delivery" በሚል ዋና ርዕስ ለሁለት ቀናት በተካሄደው 5ኛ ዙር አገር ዓቀፍ የምርምር ጉባኤ 14 ያህል ጥናታዊ ወረቀቶች የቀረቡ ሲሆን፣ ከእነዚህ መካከል ጥቅማቸው ሚዛን የማይደፋ ተቋማዊ ስብሰባዎችን በተመለከተ በኢንስትቲዩቱ ከፍተኛ ተመራማሪ በአቶ አሸናፊ አበራ ‘የስብሰባ ስራ አመራር ችግሮችና መንስኤዎቻቸው በፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት’ በሚል ርእስ  የቀረበው ጥናት አንዱ ነበር።

በዚህ ጥናታዊ ጽሁፍ መሰረትም በፐብሊክ ሰርቪሱ ውስጥ በየደረጃው የሚገኙ አመራሮችና ሰራተኞች፣ እንዲሁም ተገልጋዩ ህብረተሰብ የስብሰባ አስፈላጊነትን በተመለከተ በትክክል ከተመራ አነሰም በዛ ጠቃሚ ነው የሚል ሀሳብ እንደሚያራምዱ ነው። ሆኖም በየተቋማቱ የሚካሄዱ አብዛኛው ስብሰባዎች ውሳኔዎችን በፍጥነት ከመወሰን፣ ችግሮችን ከመፍታት፣ መግባባት ላይ ከመድረስ፣ ጊዜንና ሀብትን ከመቆጠብ አኳያ ሲታይ እምብዛም ውጤታማ እንዳልሆኑና ለዚህም አንዳች አሰራር ሊበጅላቸው እንደሚገባ ያመላከቱ መሆኑን ያሳያል፡፡

አቶ አሸናፊ በዚህ ጥናታቸው አመራሩ ስብሰባን ሳይንሳዊ አካሄድን ተከትሎ ከማቀድ፣ ከመምራትና ውሳኔዎችን ተከታትሎ ከማስፈጸም አኳያ የእውቀትና የክህሎት ክፍተት እንዳለበት ገልጸው፣ በዚህም ምክንያት አብዛኞቹ ስብሰባዎች ያለእቅድ በድንገት የሚካሄዱ፣ መሳተፍ የሚገባው ትክክለኛ ሰው የማይሳተፍባቸው፣ በጊዜ ተጀምረው በጊዜ የማይጠናቀቁ፣ በስብሰባው የተወሰኑ ውሳኔዎችና የመፍትሄ እርምጃዎች ክትትልና ድጋፍ የማይደረግባቸው፣ ሰብሳቢውና ተሳታፊው ሚናቸውን በአግባቡ የማይወጡበት እና ተቋማዊ ስኬትና ፋይዳቸውን ለመለካት እንደሚያስቸግሩ ይጠቅሳሉ፡፡ እነዚህ ስብሰባዎች በአብዛኛው ፋይዳቸው ሳይገመገም ሌላ ቦታ ላይ ስለተደረጉ ብቻ በየተቋማቱ የሚካሄዱና የታሰበላቸውን አላማ ከማሳካት አኳያም ጥያቄ የሚነሳባቸው ናቸው። ለዚህ ደግሞ እንደ ምክንያት የሚጠቀሰው የስብሰባ አስተቃቀድ፣ አመራር፣ እውቀትና የአቅም ክፍተት ነው።

ከዚህ በትይዩም ተቋማዊን ባህሪና የተለያዩ የውስጥ አሰራር ሁኔታዎችን ባለመረዳት በየተዋረዱ ያሉ የስራ ሀላፊዎች ህጋዊ አሰራርን ተከትለው ያለስብሰባ በቀላሉ ውሳኔ ሊያገኙ የሚችሉ ጉዳዮችን በሰብሰባ ለውይይት እንዲቀርቡ በማድረግ ውሳኔዎች እንዲጓተቱ፣ ጊዜና ጉልበት እንዲባክን ምክንያት ሲሆኑ ይታያል ሲሉ ያብራራሉ።

ስብሰባዎቹ አገልግሎት ፈላጊዎችን የሚያጉላሉ፣ በሠራተኞች ላይ የሥራ ጫና እንዲፈጠር የሚያደርጉ፣ ዓመታዊ አፈጻጸምን የሚጎዱና የሥራ ባህልን የሚያበላሹ ናቸው፡፡ ሰነፎችም ለመደበቂያነት የሚጠቀሙባቸው መድረኮች ናቸው። በዚህ ሳቢያ የግሉን ዘርፍ ማህበረሰብ አባላት ጨምሮ የተፋጠነ አገልግሎትን ፈልገው የመጡ ተገልጋዮችን ተጎጂ ከማድረግ ባለፈ በሀገር ኢኮኖሚ ላይ የሚያሳድረው ጉዳትም በጣም ከፍተኛ መሆኑን ጥናቱ ይጠቁማል።

ሌላው ጥናቱ ያመላከተው ጭብጥ በአንዳንድ ተቋማት ውስጥ ያሉ የስራ ሀላፊዎች ከተወሰኑ ቡድኖች ጋር የጥቅም ትስስር በመፍጠር የሚፈልጉትን ጉዳይ በስብሰባ እንዲቋጭ አድርገው ለመውጣት ጥረት ሲያደርጉ እንደሚስተዋሉ፤ ከዚህ በማይተናነስ ሁኔታም አንዳንድ የስራ ሀላፊዎች “ያስጠይቀኛል” ብለው የሚያስቡትን ጉዳይ እያወቁ ለውይይት በማቅረብ ስብሰባን እንደመደበቂያ መሳሪያ አድርገው የሚጠቀሙ መሆኑን ነው።

አቶ አሸናፊ በጥናታቸው እንደሚያብራሩት ሥራን በተገቢው መንገድ ለማቀላጠፍ በተለያዩ እርከኖች እቅድንና መርሀግብርን መሰረት ባደረግ ሁኔታ መነጋገር ወይም ሐሳብ መለዋወጥ የነበረ፣ ያለና ወደፊትም የሚቀጥል ነው፡፡ ሆኖም ጥቂት በማይባሉ መንግስታዊ ተቋማት የሚካሄዱት ስብሰባዎች መደበኛ የስራ ሰአትን በመሻማት በመሆኑ ዜጎች ከዝቅተኛ የሥራ መደብ እስከ አመራር ድረስ የተሰማሩ ሠራተኞችንና ኃላፊዎችን ማግኘት አይችሉም፡፡ ምክንያቱ ደግሞ አመራሮቹም ሆኑ ሰራተኞቹ «ስብሰባ ላይ ናቸው» የሚል ምክንያት ስለሚሰጥ ነው። አንዳንድ የስራ ሀላፊዎች ይህን የሚያደርጉት  ከተጠያቂነት ለመሸሽ እና አንዳንዴም ተገልጋዩን ለጥቅም ድርድር ለማመቻቸት እንደም ሆነ ይናገራሉ።

በበርካታ መንግስታዊ ተቋማት ውስጥ የሚገኙ ሰረተኞች በስብሰባ መድረኮች የተሰብሳቢውን ትኩረት ለመሳብ የሚነሱ የሃሳብ ድሪቶዎችና የቃላት ጋጋታዎች፣ መናገርን የእድገት መረማመጃ መንገድ አድርጎ መቁጠር፣ ስብሰባን እንደ መጨረሻ ግብ አድርጎ ማሰብ፣ ከጉዳዩ ጭብጥ ጋር የማይገናኙ ሀሳቦችንም ቢሆን ማንሳት እንደ ዴሞክራሲያዊ መብት መገለጫ አድርጎ መውሰድ፣ እንዲሁም በአዳራሽ ውስጥ ገጽ ለገጽ ተገናኝቶ ካልሆነ በስተቀር በሌሎች ዘመናዊ የኮሚኒኬሽን የግንኙነት መንገዶች ለመነጋገርና ሀሳብ ለመለዋወጥ ካለን ማህበራዊ ልማድ አኳያ «ገና ነን» ብሎ በመደምደም በሚታይ የፍላጎት አናሳነትና ዳተኝነት…ወዘተ በየተቋማቱ ለስብሰባዎች መብዛት የበኩላቸውን ሚና እንደሚጫወቱ የጥና ነው ጥናቱ ያመላከተው።

ከላይ እንደተጠቀሰው ሥራን በተገቢው መንገድ ለማቀላጠፍ በተለያዩ እርከኖች እቅድንና መርሀ ግብርን መሰረት ባደረገ ሁኔታ መነጋገር ወይም ሐሳብ መለዋወጥ የነበረ፣ ያለና ወደፊትም የሚቀጥል ነው፡፡ ሆኖም ይህ ጥናት እንደሚያሳየው ጥቂት በማይባሉ መንግስታዊ ተቋማት የሚካሄዱት ስብሰባዎች መደበኛ የስራ ሰአትን በመሻማት በመሆኑ ዜጎች ከዝቅተኛ የሥራ መደብ እስከ አመራር ድረስ የተሰማሩ ሠራተኞችንና ኃላፊዎችን ማግኘት አይችሉም፡፡ ምክንያቱ ደግሞ አመራሮቹም ሆኑ ሰራተኞቹ «ስብሰባ ላይ ናቸው» የሚል ምክንያት ስለሚሰጥ ነው።

ጥናቱ እንደሚያሳየው አብዛኛው አመራር ውጤታማ ባልሆኑ ስብሰባዎች ምክንያት በሚፈጠሩት የተገልጋዮች መጉላላት፣ የሀብትና የጊዜ ብክነት ተጠያቂ እንደማይደረግና በዚህም ዙሪያ ጥብቅ የክትትል ስርአት እንደሌለ ነው።

በዚህም ሳቢያ ስብሰባ የተቋማት የስራ አፈጻጸምና አገልገሎት አሰጣጥ ላይ አሉታዊ ተጽእኖ ከማሳደሩ ጎን ለጎን ለመልካም አስተዳደር ችግሮች መበራከት አንዱ ጉልህ መንስኤ ሆኖ በመታየቱ ተገልጋዮች፣ ሰራተኞችና ሀላፊዎች ስብሰባን በጅምላ እንዲጠሉና አሉታዊ አመለካቶችም እንዲፈጠርባቸው ከፍተኛ አስተዋጽኦ እንዳደረገ አቶ አሸናፊ በጽሁፋቸው አብራርተዋል።

አቶ አሸናፊ በሌሎች አገሮች ተሞክሮ ስብሰባዎች ሲደረጉ ደንብና መመሪያ እንዳላቸው ገልጸው፤ ይህም በጥናት ተለይቶ በኢንስቲትዩቱ አዘጋጅነት በፐብሊክ ሰርቪስና የሰው ሀብት ልማት ሚኒስቴር ጸድቆ ለተቋማት የተበተነ የስብሰባ መመሪያ መኖሩን ይገልጻሉ። ይሁንና መመሪያው ስራ ላይ ከዋለ ጊዜያቶችን ቢያስቆጥርም ከስብሰባ ጋር የተያያዙ ችግሮች በመሰረታዊነት አለመፈታታቸውን ይናገራሉ። የመንግስት የስራ ሰአት ሳይጎዳ ስብሰባ የሚካሄድበትን ሰርአት አበጅተው መመሪያውን በትክክል ስራ ላይ እያዋሉ የሚገኙ አንዳንድ ተቋማት የመኖራቸውን ያህል፤ ብዙዎቹ ተቋማት ደግሞ አሁንም ቢሆን የሚካሂዱት ስብሰባ በመመሪያው መሰረት የማይደረግና ለመመሪያውም ያላቸው አመለካከት እምብዛም ለውጥ የማይታይበት መሆኑን ተመራማሪው በጥናታቸው ይጠቁማሉ።

እናም ችግሩን ለማቃለል የፐብሊክ ሰርቪስ ተቋማት ነባራዊ ሁኔታን ያገናዘበ፣ በምክንያታዊነት ላይ የተመሰረተ፣ ሳይንሳዊና ዘመናዊ አካሄድን መከተል አላስፈላጊና አታካች የሆኑ ስብሰባዎችን በመቀነስ ተያይዞ የሚመጣውን የተገልጋዮችን እንግልት፣ የጊዜና የገንዘብ ብክነትን ማስቀረት እንደሚገባ በጥናቱ አቅጣጫ ተመላክቷል።

 

 

Last modified on Friday, 13 April 2018 18:52
Rate this item
(0 votes)

ኢዜአ ፎቶ እይታ

በማህበራዊ ድረገፅ ይጎብኙን